Prozessoptimierung

Nachhaltige Prozessoptimierungen durch Prozessmanagement.

Nachhaltiges Umsatzwachstum durch Nutzung der eigenen Ressourcen und Kapazitäten

Der Begriff Prozessoptimierung vereint viele Ansätze und Methoden, die an unterschiedlicher Stelle im Unternehmen einen effizienteren Ablauf sicherstellen sollen. Als ganzheitliche Grundlage hierfür kann das Prozessmanagement gesehen werden. Das Prozessmanagement zielt vor allem auf die Verankerung des Prozessdenkens in der Organisation ab, indem Rollen und Verantwortungen klar definiert werden.

Obwohl ein gelebtes Prozessmanagement die Ausgangslage für den langfristigen Unternehmenserfolg bildet, wird in der Realität dieses Thema oft aus der Not heraus angegangen. So wird erst bei bevorstehenden Audits das Prozessgerüst modelliert – ohne kritisches Hinterfragen. Das Resultat ist, dass die zusätzlichen Aufgaben als lästig empfunden werden und ein vermeintliches Prozessmanagement schnell wieder in Vergessenheit gerät.

Auch große Systemänderungen wie Fabrikerweiterungen oder ERP-Einführungen führen dazu, dass Prozesse grundlegend betrachtet und neu gedacht werden müssen. Hierbei ist es entscheidend, dass interdisziplinäre Teams unter den meist engen zeitlichen Anforderungen ein gutes Prozessverständnis erlangen und so ein reibungsloser Übergang sichergestellt wird.

ifp consulting | Digitalisierungstraining

Unser Erfolgsrezept

Tool- & Methodenkompetenz vorleben & Mitarbeiter zum langfristigen Erfolg befähigen!

ifp consulting vereint Kompetenzen vom „High Level Approach“ des Prozessmanagements bis hin zur operativen Prozessverbesserung. Das beweisen u.a. erfolgreiche SAP-Einführungen, bei denen wir als Schnittstelle zwischen den Abteilungen und den SAP Experten für eine Verankerung des Prozessmanagements im Unternehmen sorgen.

In unseren Projekten werden die Rollen und Verantwortlichkeiten transparent gemacht, definiert und angelernt. Das Prozessdenken wird abteilungsübergreifend geschärft. Durch unsere Toolkompetenz finden wir angemessene Lösungen, die die Bedürfnisse einzelner Abteilungen berücksichtigen, aber auch die Integration im Gesamtsystem und Gesamtprozess. Mithilfe innovativer Software zum Beispiel dem Process Mining können wir Abweichungen in Ihren Prozessen identifizieren und auch dauerhaft tracken. Höchste Priorität hat dabei immer, dass wir die Alltagsnutzer auf dem Weg zur Tool-Anwendung begleiten. Durch den Kompetenzgewinn geht Ihr Unternehmen einen nachhaltigen Schritt in Richtung Digitalisierung!

Wir unterstützen Sie zu verschiedenen Phasen und versorgen Sie mit neuen Ideen

  • Ableiten des Zielbilds
  • Wahl einer geeigneten Prozessmodellierungssoftware
  • Modellierung & Soll-Prozess-Entwicklung
  • Implementierung von kollaborativen Prozessmanagement-Hubs
  • Integrative Darstellung von Prozessen & KPIs

Umsetzungs-Beispiel

Die integrative Darstellung & Verlinkung von Prozesskennzahlen in definierten Prozessabläufen sind ein enormer Sprung zu effektiven Meetings und überzeugen nicht nur Auditoren von zielorientiertem Handeln, sondern spiegeln sich auch in der Unternehmensbilanz wider. Als Signavio Partner bieten wir Ihnen die Möglichkeit erste Erfahrungen in diesem Bereich zu sammeln und einen Mehrwert zu prüfen.

Prozessmanagement

Ein Prozess ist eine Folge von Tätigkeiten mit einem definierten Anfang und Ende. Er hat einen oder mehrere Eigentümer, die u.a. für die regelmäßige Überprüfung und Anpassung verantwortlich sind. Durch definierte und dokumentierte Prozesse kann eine einheitliche Abarbeitung von Aufgaben gewährleistet werden, unabhängig vom Prozesswissen einzelner Personen. Wohingegen eine fehlende Standardisierung von Prozessen zu ineffizienten und langsamen Abläufen führt, die es zu vermeiden gilt. Prozesse einzelner Unternehmensbereiche sind Teil der Geschäftsprozess-Architektur des gesamten Unternehmens. Schnittstellen und bereichsübergreifende Prozesse müssen mit allen Beteiligten gemeinsam im Rahmen der vorgegebenen unternehmensweiten Architektur definiert werden. Durch Dokumentation und Einhaltung der Prozesse wird die Stabilität der Prozesse trotz beispielsweise erhöhter Komplexität oder Änderungshäufigkeit sichergestellt. Ein wesentlicher Faktor für ein erfolgreiches Prozessmanagement ist die Definition von Verantwortlichkeiten und die Zuordnung zu bestimmten Rollen – von Prozessverantwortlichen für einzelne Prozesse bis zum Leiter des gesamten Prozessmanagements.

Prozessmodellierung

Die Modellierung von Prozessen zur Dokumentation beinhaltet jeden Prozessschritt in der Abarbeitungsreihenfolge. Dabei werden u.a. weitere Inputdaten, Dokumente und Systeme einbezogen, die für den jeweiligen Prozess benötigt werden. Die Prozessmodellierung dient dazu Transparenz zu schaffen und den Prozess so auch ohne Vorkenntnisse durch ein eindeutig definiertes Vorgehen ausführbar zu machen. Zur Visualisierung werden meist grafisch orientierte Notationen eingesetzt wie ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK) oder die Business Process Model and Notation (BPMN). Die Prozessmodellierung kann durch Business Process Management Software wie beispielsweise Camunda oder Signavio unterstützt werden.

Signavio bietet dabei den Vorteil, dass Ihr Prozesswissen in einem „Collaboration Hub“ unternehmensweit zur Verfügung steht, dass umfassende Tools wie Process Mining und datengestützte Sollprozess-Definition eingebunden werden können und dass bei Verknüpfung mit ERP-Systemen Sollprozessabweichungen aufgedeckt werden können.

Prozessoptimierung

Neben der Prozessmodellierung ist auch die Prozessoptimierung Bestandteil des Prozessmanagements. In der Prozessoptimierung werden schon bestehende und modellierte Prozesse zunächst systematisch analysiert. Ziel dieser Prozessanalysen können Kosteneinsparungen, aber auch die Verkürzung von Prozessdurchlaufzeiten oder die Steigerung der Prozesstransparenz sein. Mithilfe definierter Prozesskennzahlen können IST-/SOLL-Vergleiche durchgeführt und so Prozessschwachstellen und Ursachen für Abweichungen identifiziert werden. Im nächsten Schritt können daraus Verbesserungspotenziale abgeleitet, priorisiert, umgesetzt und in der Dokumentation festgehalten werden.

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